Comment booster le taux de full-texts dans HAL…

Nous avons tenté une expérience, basée sur un dispositif plutôt simple et dont l’objectif était de savoir si les chercheurs ajouteraient le full-text à un dépôt existant dans HAL, après avoir été incités par mail à le faire. Nous avions déjà expliqué dans ce billet que nous faisions des imports de références « nues » dans HAL pour soulager les chercheurs dans la saisie des métadonnées et avec l’espoir qu’ils ajoutent le texte intégral. Mais cette ultime étape se solde presque toujours par un échec.

Nous avons donc décidé d’envoyer un mail précis aux chercheurs que nous « connaissons » (c’est-à-dire ceux des labos dont nous avons la charge et qui savent que nous sommes leur documentaliste référente) en leur expliquant clairement que pour un dépôt donné dans HAL, il leur était possible d’ajouter le texte intégral, et quelle version du texte intégral (preprint, postprint ou PDF éditeur).

Nous avons eu recours à plusieurs outils pour mener à bien le projet : OCdHAL pour identifier les dépôts à compléter et Yet Another Mail Merge pour le publipostage, ce dernier étant associé à Google Sheets et GMail.

 

Collecte des informations

La première étape consiste à identifier les notices « nues » de HAL pour 3 des laboratoires dont nous nous occupons (notamment avec des ateliers de dépôt dans HAL et des sessions de sensibilisation à l’Open Access). Dans OCdHAL, la rubrique Articles, permet d’isoler rapidement les articles de revue sans full-text et aussi la politique de l’éditeur concerné. La rubrique Auteurs est aussi très utile puisqu’elle permet de générer une entrée ou une ligne par auteur (et non plus par dépôt), ce qui nous permettra d’envoyer un mail à plusieurs auteurs d’une même publication, histoire d’augmenter la pression les chances d’obtenir un fichier.

Capture d'écran de l'interface de gestion d'OCdHAL

Capture d’écran de l’interface de gestion d’OCdHAL

Après quelques vérifications, nous constatons qu’OCdHAL ne renvoie pas forcément une information à jour de la politique de l’éditeur, nous décidons finalement de récupérer cette donnée de Sherpa/Romeo directement via son API. Le plus gros du travail vient alors : traiter les informations collectées concernant la version qu’il est possible de déposer et la durée éventuelle de l’embargo et les « traduire » en un bout de phrase qui viendra s’insérer dans le mail. Cette opération est complètement manuelle, elle peut être un peu accélérée par le fait que certaines revues reviennent plusieurs fois dans notre corpus.

Enfin, même si HAL et OCdHAL permettent de nous livrer quelques adresses mails pour certains auteurs, nous recourons à l’annuaire de notre établissement pour récupérer des données à jour.

Toutes les données sont dès lors compilées dans un fichier Google Sheets qui alimentera nos mails, la valeur de chaque variable d’un cas (d’un mail, donc) est dans une ligne du tableau Google Sheets.

Nous avons alors 796 mails à envoyer à 109 chercheurs différents, pour 457 notices HAL. Lorsqu’il a été établi que l’éditeur n’autorisait pas le dépôt du texte intégral, aucun mail n’est envoyé, même si nous aurions pu le faire pour informer les chercheurs.

 

Publipostage

Voici un exemple de mail envoyé :

Bonjour,

Il est possible d’ajouter le texte intégral pour l’article suivant déjà signalé dans HAL :
Xiaojing Zhang, Luc Musson-Genon, Eric Dupont, Maya Milliez, Bertrand Carissimo. 2014. On the Influence of a Simple Microphysics Parametrization on Radiation Fog Modelling: A Case Study During ParisFog. Boundary-Layer Meteorology. https://hal.archives-ouvertes.fr/hal-01141783.
 
La revue Boundary-Layer Meteorology vous autorise en effet à déposer dans HAL le postprint après un embargo de 12 mois.
Si vous n’êtes pas co-propriétaire de ce dépôt, demandez la propriété à la personne qui a fait le dépôt : après vous être authentifié sur HAL, il suffit de cliquer sur le bouton « Demander la propriété », en bas de la page présentant le dépôt.
 
Si vous rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à me solliciter.
Cordialement, 
Frédérique Bordignon

 

Rappels pratiques :
pour ajuster un embargo dans HAL, il faut le faire après avoir uploadé le fichier puis en cliquant sur le petit crayon à droite du fichier.
– pour tous les articles publiés à partir du 8 octobre, vous pouvez réduire la durée de l’embargo à 6 mois pour les Sciences, Techniques et Médecine et à 12 mois pour les SHS. C’est la loi pour une République Numérique qui le permet : http://ymlp.com/zCrQrF.
– de nombreuses études démontrent que l’Open Access a un impact positif sur le taux de citations.

L’objet du mail était « Vous pouvez ajouter le texte intégral… ».

Nous avons utilisé l’outil de publipostage Yet Another Mail Merge pour pouvoir adapter le mail aux différentes situations et alimenter les 7 variables suivantes : Auteur(s) de la publication, Année, Titre, Nom de la revue, URL du dépôt dans HAL et Version du full-text qu’il est possible de déposer avec ou sans embargo. Cet outil est un add-on pour Google Sheets et repose également sur GMail. La trame du mail est un brouillon sauvegardé dans GMail intégrant des variables entre accolades :

Il est possible d’ajouter le texte intégral pour l’article suivant déjà signalé dans HAL :
{{Auteurs}}. {{Année}}. {{Titre}}. {{revue}}. {{URLid}}.
La revue {{revue}} vous autorise en effet à déposer dans HAL le {{action}}.

Précision technique : la variable URLid doit être un lien cliquable vers la notice dans HAL. Pour que la valeur soit effectivement cliquable, il faut utiliser la fonction HYPERLINK de Google Sheets pour la convertir en véritable URL.

Une documentation très complète est disponible en ligne. La version gratuite permet l’envoi de 50 mails par jour, quota qu’il est possible d’augmenter grâce à des parrainages… Enfin, cet outil permet, dans Google Sheets, d’effectuer un suivi des mails envoyés (directement dans le tableau) pour repérer ceux qui génèrent une erreur, ceux qui sont ouverts et ceux pour lesquels il y a eu un clic sur un lien intégré au mail.

Les mails ont donc été envoyés sur plusieurs jours fin octobre 2016 et le bilan de l’opération a pu être réalisé début 2017, le temps que les chercheurs trouvent un moment pour ajouter (ou pas) le texte intégral.

 

Bilan de l’opération

Tout d’abord, concernant le mailing en lui-même, nous avons obtenu un taux d’ouverture de 25% (avec 7% de clics vers un de nos 2 liens), et ce, « malgré » un objet du mail très explicite qui laissait peu de doute sur le fait que le mail était bien une sollicitation concernant HAL. C’est signe qu’il n’y a pas un rejet direct de la part de nos chercheurs ciblés.

Bilan de la situation selon l'année de publication

Bilan de la situation selon l’année de publication

Pour ce qui concerne l’ajout du texte intégral, en vérifiant avec l’API de HAL la présence d’un fichier pour les dépôts que nous avions identifiés comme étant des notices seules, nous trouvons 78 full-texts ajoutés, ce qui correspond à une progression de 57% du nombre de full-texts sur ce corpus. Le bilan circonscrit à cette opération de mailing est donc plutôt bon. Inutile de préciser que nous avons la prétention de penser que c’est bien notre mailing qui a suscité l’ajout du texte intégral…

Au-delà de l’ajout des fichiers, il y a aussi les contacts pris avec les chercheurs qui ont réagi aux mails et se sont renseignés sur la mise en œuvre de l’embargo ou qui ont expérimenté pour la première fois le partage de propriété. A noter que nous n’avons pas fait de relances sur la base des mails qui n’ont pas été ouverts.

Nous constatons aussi avec surprise que les fichiers ajoutés ne sont pas forcément récents puisque certains sont ceux de publications parues il y a 8-9 ans ; les chercheurs ne les avaient donc pas égarés.

Maintenant, il ne faut pas se voiler la face et garder à l’esprit que le taux de textes intégraux reste encore trop bas pour les articles de revue, aux alentours de 25% sur ce corpus des 3 laboratoires ciblés ici et de 38% sur le portail HAL-ENPC. Néanmoins, l’expérience montre, ou au moins confirme, que les chercheurs ont besoin d’une information claire et précise concernant ce qu’ils ont le droit de déposer dans HAL. Nous envisageons donc avec confiance de renouveler l’opération régulièrement pour les publications récentes pour lesquelles il ne sera même pas nécessaire de réunir les informations relatives à la politique des éditeurs grâce aux dispositions de la Loi pour une République Numérique. D’ailleurs, peut-être même que HAL pourrait lui-même envoyer ce type de mails ou mieux, offrir aux gestionnaires de collections une fonctionnalité permettant de déclencher ce type d’envois.

CC-0 [Illustration en une : CC0 ]

 

 

Citer ce billet : Bordignon F., "Comment booster le taux de full-texts dans HAL…," in Carnet'IST, 02/01/2017, http://carnetist.hypotheses.org/947. Consulté en ligne le 25/06/2017.


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