Test de Dissem.in : une véritable avancée vers le dépôt simplifié dans HAL

Le CCSD a annoncé le 3 mars 2017 sur son blog qu’il était désormais possible de déposer dans HAL via la plate-forme Dissem.in. Il s’agit d’un outil dont nous faisions déjà régulièrement la promotion (nous avons même des marques-pages…) auprès de nos chercheurs afin qu’ils prennent conscience qu’il est souvent possible d’auto-archiver bien plus de full-texts qu’ils ne le pensent. Cette nouvelle fonctionnalité de dépôt dans HAL, dite de « dépôt simplifié », était donc très attendue. Nous avons fait appel à des chercheurs cobayes pour avoir leurs réactions et ce billet présente notre retour d’expérience.

 

Côté chercheur

Il faut s’identifier avec son compte ORCID, par conséquent, la première étape est parfois de se le créer… Ce n’est pas le plus compliqué, ni le plus désagréable, puisque le chercheur commence par l’alimenter avec ses productions et nos testeurs ont manifestement trouvé beaucoup de plaisir à sélectionner leurs travaux et à les rattacher à leur ORCID tout neuf ou en désuétude depuis longtemps. Le numéro ORCID n’est pas indispensable ensuite dans Dissem.in pour repérer des travaux (puisqu’on peut chercher par nom), mais c’est bien plus pratique pour le chercheur de voir afficher tous ses travaux dans son profil.

Grâce à des logos de couleur et des facettes dynamiques, l’interface permet ensuite aisément de repérer ce que Dissem.in calcule comme pouvant être déposé. Il suffit de cliquer sur « Mettre en ligne » pour lancer la procédure de « dépôt simplifié ».

Ce qui simplifie véritablement la tâche du déposant :

  il n’est pas nécessaire de saisir les métadonnées puisque la référence a été repérée par ailleurs grâce à CrossRef, BASE et même Zotero,

  il n’est pas nécessaire de saisir les affiliations de tous les auteurs (ce qui constitue donc une exception à la règle en vigueur dans presque tout HAL).

 

Ce qui n’est pas très clair :

 Dissem.in propose par défaut le dépôt dans Zenodo et permet de sélectionner HAL en cliquant sur un autre bouton. Mais il n’est pas facile pour le chercheur de comprendre que ce bouton est parfois grisé parce qu’il existe déjà une notice seule dans HAL. C’est d’ailleurs d’autant plus dommage de ne pas pouvoir procéder au dépôt lorsque Dissem.in a lui-même bien identifié la bonne notice nue dans HAL…

Interface de dépôt via Dissem.in

 Le fait de proposer Zenodo par défaut serait moins embêtant si le « cadre » dans le lequel il est possible de choisir HAL était ouvert ou développé d’emblée. Il est en effet nécessaire de cliquer dessus pour l’ouvrir et découvrir que le choix de HAL comme entrepôt est possible. Nous sommes intervenue 2 fois d’extrême justesse avant que le chercheur ne clique sur « Dépôt », sans comprendre qu’il allait déposer dans Zenodo et non dans HAL.

 Dissem.in propose le bouton « Mettre en ligne » pour des dépôts qui existent dans HAL et dont le full-text est sous embargo (ce n’est pas systématique, mais nous avons trouvé plusieurs cas). On peut raisonnablement penser qu’avec la Loi pour une République Numérique, l’utilisation de la mise sous embargo va augmenter ; ce serait intéressant que tous ces documents soient bien identifiés, non pas comme étant en Open Access, mais au moins comme ayant déjà été déposés.

 Par ailleurs, il nous a paru impossible d’imposer un embargo dans HAL depuis Dissem.in. Toujours en raison de cette nouvelle loi, c’est une fonctionnalité qui pourrait être de plus en plus utile.

 Si le compte ORCID n’est pas correctement alimenté et/ou si on effectue une recherche via le moteur interne, des doublons apparaissent dans la liste des papiers repérés. Il semblerait que le dédoublonnage ne se fasse que sur la base du DOI. Par conséquent, les signalements lacunaires dans HAL ou ResearchGate, avec ou sans full-text, ou les documents ne possédant pas de DOI du tout, ne sont pas toujours mis en correspondance avec les références trouvées par ailleurs. Cela peut conduire à déposer un doublon dans HAL.  [Précision : nous avons fait le test en rajoutant un DOI sur une notice HAL lacunaire, le dédoublonnage se fait alors.].

 Enfin, lorsque le chercheur a cliqué sur le bouton « Dépôt », un message lui indique que son dépôt sera visible « à cette adresse » avec sous ce texte l’URL du dépôt bientôt en ligne ; mais nos chercheurs ne l’ont pas identifiée. Dans la mesure où aucun lien ne sera fait entre le déposant via Dissem.in et son compte de contributeur dans HAL, il n’aura aucune alerte non plus. Il reste malgré tout le menu « Mes dépôts » pour un suivi et avoir en mémoire l’URL.

 

Ce qui a franchement dérangé un de nos chercheurs, c’est l’impossibilité totale de mettre 2 affiliations pour ce qui le concernait, alors qu’il a l’habitude et la consigne de le faire. Si nous ne lui avions pas promis de le faire nous-même une fois le dépôt validé, il aurait renoncé, parce qu’il aurait fallu au préalable demander la propriété à Dissem.in.

Mais dans l’ensemble, le bilan côté chercheur est positif ; le fait de ne pas avoir à saisir les métadonnées et les affiliations des auteurs constitue pour le chercheur un soulagement incommensurable si ce n’est par le « c’est tout ? » que certains lâchent en cliquant sur le bouton « Dépôt »…

 

Côté documentaliste

Qu’en est-il du côté documentaliste ? Et en fait, la vraie question est : est-ce que le temps gagné d’un côté n’est-il pas de toute façon à « perdre » de l’autre ? Evidemment, cela dépend de la qualité que l’on vise dans HAL. Pour ce qui nous concerne, c’est avec satisfaction que nous voyons arriver un dépôt avec full-text dans notre espace de tampon, et c’est ce qui nous motive pour le corriger et le compléter :

 en rajoutant les affiliations manquantes ou erronées ;

 en corrigeant/ajoutant les mots-clés ; en effet, aucun mot-clé n’a dû être repéré par Dissem.in au moment du dépôt et l’outil a donc automatiquement mis « dissemin » pour remplir le champ, à moins que ce ne soit une valeur par défaut puisqu’on en trouve d’autres dans HAL avec ce mot-clé.

C’est à peine plus long que pour l’essentiel des dépôts que nous vérifions, notamment ceux en provenance d’autres entrepôts pour lesquels il faut quasi-systématiquement corriger les affiliations. Le problème c’est que la probabilité qu’on passe à côté d’un de ces dépôts est grande, puisque seule une affiliation est exigée et possible.

Nous pensions par ailleurs, que dans la mesure où Dissem.in est contributeur et propriétaire des dépôts dans HAL, c’est à l’équipe Dissem.in que reviendraient les corrections à effectuer à la demande du modérateur. Pour un de nos dépôts, nous avons pu observer (en tant qu’admin) avant sa mise en ligne qu’il était un peu raté : « dissemin » en mot-clé et une sorte de balise *meta_desc* à la place du résumé. Mais c’est le CCSD qui a procédé directement aux modifications, comme l’indique l’historique. L’affiliation du second auteur a également est ajoutée. Ce n’est donc pas l’équipe de Dissem.in qui a fait le travail ; on se demandait en effet comment elle aurait pu être capable d’assumer cette tâche si des centaines de dépôts venaient à transiter par elle avec le succès de l’outil (ce n’est toutefois pas encore le cas, voir ici tous les dépôts en provenance de Dissem.in).

Dépôt raté avant mise en ligne

A noter que Dissem.in n’exige pas que le dépôt soit effectué par un des auteurs, il est possible de déposer au nom de quelqu’un d’autre, enfin plus justement, au nom de Dissem.in qui sera propriétaire des dépôts et en assumera donc la responsabilité. D’ailleurs, peut-être que l’équipe Dissem.in aura l’idée d’identifier toutes les revues qui autorisent le dépôt du PDF éditeur, de récupérer le fichier et de le pousser dans HAL… C’est juste une idée…

L’idéal serait qu’il y ait un matching via l’ORCID entre un auteur, son compte utilisateur Dissem.in et son compte de contributeur dans HAL (et tous les autres identifiants chercheurs bien sûr !). Les dépôts réalisés via Dissem.in pourraient ainsi être retrouvés et gérés dans HAL. En fait, cela reviendrait à intégrer complètement les fonctionnalités de Dissem.in dans HAL… On pourrait même imaginer que tous les dépôts dans HAL rattachés à un ORCID au niveau des auteurs deviennent automatiquement la propriété du chercheur associé à cet ORCID.

 

Conclusions du test

L’outil, encore en version bêta, contient quelques petits bugs et présente un potentiel d’amélioration. Pour ne pas dégrader la qualité des métadonnées dans HAL, il est sans doute préférable de conseiller son utilisation dans un contexte où les documentalistes assurent une vérification a posteriori.

La promesse de dépôt simplifié est tenue lorsque le dépôt est effectivement possible, autrement dit quand il n’existe pas déjà une notice dans HAL. Dans la communication que nous allons mener auprès de nos chercheurs, il nous faudra sans doute lever une ambiguïté liée à cela ; en effet, jusqu’à présent nous avons conseillé Dissem.in pour sa jauge graphique proposée pour détecter ce qui pourrait être partagé et ne l’est pas encore. Seulement, malgré le fait que ce soit bel et bien cet outil qui détecte la possibilité d’ajouter le full-text, le chercheur ne pourra pas profiter du dépôt simplifié si la notice existe déjà dans HAL. C’est quand même bien dommage. D’où à nouveau la proposition d’intégrer complètement Dissem.in ou des fonctionnalités équivalentes dans HAL.

Jauge Dissem.in pour tous les papiers repérés au 20/03/2017

Enfin, c’est sans doute un petit bug, mais lorsqu’on est sur la notice d’un dépôt potentiel et qu’on souhaite retourner à la liste des papiers repérés en cliquant sur « Papiers » dans le fil d’Ariane, on génère ce qui semble être la liste de tous les papiers repérés par Dissem.in, soit plus de 89 millions, et la jauge associée (voir la capture). Il « reste » manifestement 36 millions de papiers pour lesquels il est possible de partager le full-text…

 

 

 

 

Citer ce billet : Bordignon F., "Test de Dissem.in : une véritable avancée vers le dépôt simplifié dans HAL," in Carnet'IST, 22/03/2017, http://carnetist.hypotheses.org/1030. Consulté en ligne le 26/09/2017.

 

 

Photo en une : www.tOrange.biz via Foter.com / CC BY


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3 réponses

  1. amarois dit :

    Merci pour ce retour de test très complet.
    Alors oui, souci UX pour le cadre de dépôt non déplié, puisque même replié il ne permet pas vraiment de laisser voir le beau bouton « Dépôt » sur tous les écrans, loin de là je pense.
    Embargo à venir j’imagine.
    Comme toi je ne comprends pas pourquoi le lien n’est pas réalisé automatiquement entre le compte de contributeur et le dépôt à partir du moment où un idhal du déposant a été complété par son orcID.
    Bravo aux équipes derrière cela. Encore un moyen de faire avancer la cause; 36 millions, on a encore à faire..:-)

  1. 22/03/2017

    […] Source : Carnet’IST – Test de Dissem.in : une véritable avancée vers le dépôt simplifié dans… […]

  2. 13/04/2017

    […] Pour en savoir plus, cet article fait un très bon retour de test d’un dépôt simplifié dans HAL via Dissem.in : https://carnetist.hypotheses.org/1030 […]

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